Hoe werkt het boekhoudpakket van Horecacijfers?
Alle gegevens met betrekking tot verkoopfacturen en omzet worden in detail automatisch in de boekhouding ingelezen en verwerkt; u scant uw inkoopfacturen en bonnetjes en binnen het programma worden alle gegevens automatisch verwerkt. Door de koppeling met alle grote banken in Nederland worden alle bankmutaties en bankafschriften elektronisch in de boekhouding ingelezen. Ook uw loonsoftware en eventuele inkoopsoftware is in nagenoeg alle gevallen te koppelen. Dit betekent optimaal gemak voor u! U zet betalingen klaar vanuit het boekhoudpakket en heeft er dan geen omkijken meer naar.

De prijs: betalen naar gebruik
U betaalt per boekhoudkundige mutatie. Iedere volledige boekhoudkundige verwerking van een financiële mutatie is een mutatie die wordt doorbelast. Voor de PIN transacties geldt dat alleen de bijschrijving van het totaalbedrag geldt als een mutatie. U betaalt dus niet per PIN transactie!

Kasmutaties
Ons pakket werkt met een digitaal kasboek. Hierin staan alle contante ontvangsten en uitgaven vermeld. Deze worden gekoppeld aan de gescande bon, factuur of openstaande crediteurenpost en dus niet apart in rekening gebracht. Een kasmutatie die u zelf doet, wordt natuurlijk niet door ons in rekening gebracht.

Bankmutaties
Bankmutaties worden, nadat de bankrekening aan ons pakket is gekoppeld, automatisch ingelezen in de boekhouding. De bankstand wordt elk kwartier bijgewerkt.

Inkoopmutaties
Inkoopmutaties bestaan uit facturen (bijvoorbeeld van uw groothandel) en bonnetjes (bijvoorbeeld van benzine). U scant deze en deze belanden vanuit de scanner in het pakket. Onze software leest alle gegevens op de factuur/het bonnetje en snapt precies waar deze in de boekhouding of crediteuren- administratie thuis hoort. Van posten die de software niet direct kan plaatsen, wordt een taak aangemaakt. Dit soort onvolledige mutaties ziet u direct als u inlogt in de portal in een actielijstje. Wij zien dit ook en wij nemen contact met u op als het te lang duurt voordat posten worden toegewezen aan de juiste rubriek. Uw accountant kijkt dus (afhankelijk van het pakket) met u mee; een geruststellende gedachte.

Betalingen
Met één “druk op de knop” wordt in het pakket een betaallijst gegenereerd. Uw betalingen worden klaargezet op basis van de uiterste betaaldatum die op de factuur staat. Deze kunnen, na eventuele controle, aanpassing of fiattering door het management, worden ingelezen bij de bank. Hierdoor wordt het opnieuw handmatig ingeven van de factuurinformatie in de banksoftware overbodig.

Verkoopmutaties
Door de unieke koppeling met uw specifieke bedrijfssoftware worden alle verkoopfacturen direct ingelezen en boekhoudkundig verwerkt. Hierdoor heeft u altijd up-to-date inzicht in de aard en omvang van de openstaande posten. Mocht er een aanpassing nodig zijn op de wijze waarop een bepaalde factuur geboekt is, bijvoorbeeld bij een factuur die in termijnen wordt betaald, dan is dat heel eenvoudig online aan te passen.

Medewerkermutaties
Deze mutaties komen voort uit de boeking van de loonjournaalposten in de boekhouding. Als u of uw accountant gebruik maakt van de loonpakketten Loket of Numbers, kan ons pakket de loonjournaalposten volledig automatisch inlezen, boekhoudkundig verwerken en zelf een betaling aanmaken per medewerker. Verstrekte voorschotten worden automatisch ingehouden op de uit te betalen nettolonen. Worden uw lonen verwerkt in een ander loonpakket dan Loket of Numbers, dan kan ons pakket deze eveneens (tegen betaling) in de boekhouding invoeren.

Omdat Horecacijfers voor veel horecabedrijven de lonen verwerkt, kunt u de salarisverwerking ook geheel aan ons overlaten. Wij zijn niet alleen specialist op het gebied van een efficiënte verwerking, we kennen ook alle regels en wetten. En we hebben juristen in dienst, die gespecialiseerd zijn in arbeidsrecht.

De portal
De portal speelt een belangrijke rol binnen ons pakket. In elk van de drie pakketten heeft u toegang tot de portal. Via de portal heeft u inzicht in uw financiële prestaties door middel van een persoonlijk online dashboard. U ziet exact de informatie die u belangrijk vindt. Behalve de omzet, kosten en bankstanden kunnen dit bijvoorbeeld zijn:

– de omzet afgezet tegen de begroting
– uw prestaties ten opzichte van de branche.
– de omzet ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar

U kunt dit helemaal naar eigen smaak inrichten.